Διευθύνοντας μια εικονική ομάδα

Ένας στους τρεις λέει ότι οι εικονικές ομάδες έχουν κακή διαχείριση σε σύγκριση με τις στεγαζόμενες ομάδες. Αυτό μπορεί να αντανακλά εν μέρει το γεγονός ότι η εικονική εργασία έχει εξελιχθεί στις περισσότερες οργανώσεις χωρίς να προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Αλλά ένας άλλος λόγος για τον οποίο οι εικονικές ομάδες έχουν κακή διαχείριση είναι επειδή οι διαχειριστές θεωρούν ότι είναι δύσκολο να καθοδηγήσεις μια ομάδα από απόσταση. Στην πραγματικότητα, η καθοδήγηση από απόσταση αποτελεί τη δεύτερη μεγαλύτερη πρόκληση των διαχειριστών μιας εικονικής ομάδας, λόγω των παρεξηγήσεων που προκύπτουν από τις πολιτιστικές και γλωσσικές διαφορές. Τρίτη στη λίστα των δυσκολιών είναι η οικοδόμηση της συντροφικότητας και της εμπιστοσύνης, κάτι που είναι δύσκολο να γίνει από απόσταση.

Όταν ξεκίνησαν οι εικονικές ομάδες, πολλοί μάνατζερς προσπάθησαν να δημιουργήσουν το ομαδικό πνεύμα βάζοντας την ομάδα να διοργανώσει μια κοινωνική εκδήλωση. Περισσότερα από τα τρία τέταρτα των ερωτηθέντων λένε ότι ταξιδεύουν λιγότερο τώρα, ως αποτέλεσμα της εργασίας σε μια εικονική ομάδα, αφού πλέον χρησιμοποιούνται οι τηλεσυσκέψεις αντί των συναντήσεων των μελών της ομάδας και η συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο που ως ο δεύτερος πιο σημαντικός παράγοντας για την επιτυχημένη εικονική εργασίας. Η συνάντηση των μελών της ομάδας τρεις ή τέσσερις φορές το χρόνο αρκεί ώστε να εδραιωθεί η εμπιστοσύνη και η συντροφικότητα, ενώ για τις νέες ομάδες, η συνάντηση κάθε δύο μήνες, είναι πού σημαντική. Ό, τι ισχύει για τις ομάδες που βρίσκονται στην άλλη πλευρά του πλανήτη, ισχύει και για τους τηλε-εργαζόμενους που ζουν κοντά στο γραφείο. Οι άνθρωποι που εργάζονται από το σπίτι και σπάνια βλέπουν τους συναδέλφους τους, θα αισθάνονται απομονωμένοι και μπορεί να υποφέρουν από την απώλεια των κινήτρων. Είναι ζωτικής σημασίας να αισθάνονται μέρος μιας ομάδας και μέρος της οργάνωσης. Ένας τρόπος για να επιλυθεί αυτό θα να εργάζονται από το γραφείο σε ορισμένες περιπτώσεις.

 Οι διευθυντές θα πρέπει να εξασφαλίσουν ότι οι άνθρωποι δεν αισθάνονται ανεξάρτητοι από τον οργανισμό, θα πρέπει να παρακολουθούν στενά τους τηλε-εργαζόμενους και να τους συμπεριλαμβάνουν συνεχώς στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Καθώς όλο και περισσότερα εργαλεία έχουν γίνει διαθέσιμα (συχνά με χαμηλό ή και κανένα κόστος), εικονική ομάδες υγείας θα εξελιχθούν ακόμα περισσότερο. Ωστόσο, θα πρέπει να υπάρχει κάποιος προγραμματισμός για το πώς θα πρέπει να χρησιμοποιούνται τα εργαλεία αυτά και πώς θα χρησιμοποιηθούν από διαφορετικούς πολιτισμούς ή ακόμα και από τα δύο φύλα. Ιστορικά, οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο κατά την έναρξη ενός έργου ή όταν προέκυπτε μια σύγκρουση ήταν ένα σημαντικό μέσο για την επίλυση των θεμάτων. Η συνάντηση, όμως, των μελών της ομάδας δεν είναι πάντα εφικτή ή και αποδοτική. Ως εκ τούτου, είναι επιτακτική ανάγκη οι ομάδες να συμφωνήσουν σε σαφείς κανόνες για την επικοινωνία από την αρχή, ενώ οι συντονιστές θα πρέπει να υπερεπικοινωνούν με τα υπόλοιπα μέλη για να ελέγχουν την πρόοδο του ασθενή και της όλης διαδικασίας.